Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu - Komenda Miejska Policji w Elblągu

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych

w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Procedura zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających
z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 – zwana dalej ustawą o sygnalistach) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu.

§ 2. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.

§  3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, zgłaszanych lub ujawnianych naruszeń prawa
w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o sygnalistach.

§ 4. Do pozostałych kwestii nie objętych zewnętrzną procedurą ma zastosowanie wyżej cytowana ustawa.

Rozdział II

Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń

§ 5.1 Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dotyczących naruszeń prawa,
o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu upoważnieni są wyznaczeni przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu  funkcjonariusze/pracownicy Wydziału Wspomagającego Komendy Miejskiej Policji                             w Elblągu

2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy funkcjonariuszy lub pracowników Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu zgłaszający może przedstawić zgłoszenie bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji w Elblągu w sposób określony w § 6 ust. 4.

Rozdział III

Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych

§ 6.1 Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

2. Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie w postaci bezpośredniego zgłoszenia w formie protokołu lub pisemnie
w formie papierowej zgodnie z ust. 3.

3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez.

1. wysłanie go na adres: Wydziału Wspomagającego Komendy Miejskiej Policji w Elblągu
ul. Tysiąclecia 3, 82-300 Elbląg, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać
w sekretariacie”,

2. doręczenie go osobiście do biura przepustek Komendy Miejskiej Policji w Elblągu
ul. Królewiecka 106, 82-300 Elbląg lub do Sekretariatu Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak
w punkcie 1.

4. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 5 ust. 2 procedury zgłoszeń zewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:

1. wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu,
ul. Tysiąclecia 3, 82-300 Elbląg, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak       w ust. 3 pkt 1.

2 doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu
w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem, jak w ust. 3 pkt 2.

4. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KMP w Elblągu w formie protokołu spotkania zorganizowanego w terminie
14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu:
47 734 1850. Numer ten służy do kontaktu w sprawie sygnalistów i jest aktywny od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 13:00 (poza dniami ustawowo wolnymi). Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania (załącznik nr 2). Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia  i zatwierdzenia protokołu zgłoszenia przez jego podpisanie.

5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.

6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Miejski Policji w Elblągu, osoba go zastępująca/upoważnione osoby.

7 W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje w zgłoszeniu adres do kontaktu.

8. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.

9. Sygnalista zapoznaje się z treścią, kwitując to własnoręcznym podpisem,  i otrzymuje egzemplarz klauzuli informacyjnej, której wzór stanowi załącznik nr 3 do procedury.

Rozdział IV

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 7.1 Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa dokonane przez sygnalistę, za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest odpowiednio
w Wydziale Wspomagającym KMP w Elblągu.

2 Wpisy do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują osoby upoważnione.
Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.

3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje: numer zgłoszenia z przypisanym symbolem ZZ., przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres korespondencyjny sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik nr 4 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział V

Bezstronna wewnętrzna komórka organizacyjna lub osoba upoważniona
do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą

§ 8. 1. W ramach podejmowania działań następczych, dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji
o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.

2. Bezpośredni przełożony funkcjonariusza Policji jest obowiązany wyłączyć
go z weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość
co do bezstronności tego funkcjonariusza w danej sprawie.

3. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu,  Komendant Miejski Policji w Elblągu do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą,
w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, wyznacza inne, bezstronne osoby z KMP w Elblągu do uczestniczenia w procesie działań następczych.

4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Miejski Policji  w Elblągu może upoważnić inne, bezstronne osoby z KMP w Elblągu do uczestniczenia                        w procesie działań następczych.

5.  Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia.

6. W przypadku stwierdzenia negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 5, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych, o czym informuje się zgłaszającego.
Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym
w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie z zachowaniem terminów określonych
w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o sygnalistach.

7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nie należącej do zakresu działania tego organu – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia tych działań.  Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2
i 41 ustawy o sygnalistach.

8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację
z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym
do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, został określony w załączniku nr 5
do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział VI

Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie

§ 9. 1. Zgłoszenia w innej formie, w tym listów, pism, wniosków, petycji, skarg,
e-maili itp. nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o sygnalistach.

  2.  Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane według niniejszej procedury.

Rozdział VII

Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
wydania zaświadczenia

§ 10. 1. Naczelnik Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu/osoba go zastępująca,                        w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia - załącznik nr 6, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

  2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Wspomagającego KMP                       w Elblągu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przesyła osoba upoważniona przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

  3. Na pisemne żądanie (wniosek) sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o sygnalistach.

Rozdział VIII

Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych

§ 11. 1.   Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i
do podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej
w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane
w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.

3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o sygnalistach.

4. Postanowień, o których mowa w ust. 3, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie z art. 8 ust.  2 ustawy o sygnalistach.

5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji
w ramach zgłoszenia naruszenia prawach został określony w załączniku nr 7 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział IX

Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej

§ 12. 1.   Naczelnik Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu lub jego zastępca albo odpowiednio osoba upoważniona przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych                        i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście
w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,
po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

Rozdział X

Ochrona sygnalisty

§ 13. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy o sygnalistach.

3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym   przetwarzanie danych osobowych:

1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,

2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

3)  ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Rozdział XI

Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich

§ 13. 1. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.

Rozdział 11

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu. wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.

Załącznik Nr 5

do procedury zgłoszeń zewnętrznych

                                                                                              Elbląg, …………………………

   U P O W A Ż N I E N I E*

nr ……./.…….

Upoważniam Panią/Pana

……………………………………………………………………………………………………...

(stopień – jeśli dotyczy, imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

do dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz przetwarzania danych osobowych, w tym do**:

[ x ] przyjmowania,

[ x ] weryfikacji zgłoszenia,

[ x] podejmowania działań następczych, w tym dalszej komunikacji z sygnalistą, występowania
o dodatkowe informacje, przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej,

[ x ] prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych,

[x ] uczestniczenia w procesie weryfikacji zgłoszenia i działań następczych ze względu na merytoryczny przedmiot zgłoszenia,

[ x ] przetwarzania danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także danych innych osób mających związek ze zgłoszeniem.

Wskazane czynności będą realizowane z wykorzystaniem sprzętu oraz narzędzi udostępnionych przez Administratora. Upoważnienie obejmuje zbieranie danych, wgląd do danych, kopiowanie, przesyłanie, stosowanie pseudonimizacji, niszczenie po ustaniu przydatności. Może zostać odwołane w każdym czasie – w formie pisemnej wraz z podaniem przyczyny.

*Upoważnienie ważne jest od dnia wydania**:

[  ] na okres procedowania sprawy w związku z którą zostało ono wydane,

[ x ] bezterminowo,

…….…………………………………………………………..

(Podpis i pieczęć Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu)

**zaznaczyć właściwe

Oświadczenie osoby upoważnionej

Oświadczam, że zapoznałam/em się z Procedurą zgłoszeń zewnętrznych obowiązującą
w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu i zobowiązuję się do przestrzegania zasad w niej zawartych.

Zobowiązuję się do zachowania w poufności wszelkich informacji, w tym danych osobowych,
o których dowiedziałam/em się w związku z realizacją zadań związanych ze zgłoszonym naruszeniem prawa, również metod ich zabezpieczeń, zgodnie z treścią udzielonego upoważnienia, także po jego ustaniu.

Oświadczam również, że nie jestem w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowany w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia, a także nie pozostaję w relacji podległości służbowej z osobami, których dotyczy zgłoszenie.

Potwierdzam, że znana jest mi definicja danych osobowych w rozumieniu art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, s. 1, z późn. zm.), w myśl której „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”) – możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowani, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych zobowiązuję się niezwłocznie powiadomić o tym Administratora.

……………………………………………

(data i podpis osoby upoważnionej)

Załącznik Nr 1

do procedury zgłoszeń zewnętrznych

Formularz zgłoszenia zewnętrznego w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu

   Załącznik nr 2

   do procedury zgłoszeń  zewnętrznych

PROTOKÓŁ SPOTKANIA

 w sprawie zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu

   Załącznik nr 3

   do procedury zgłoszeń  zewnętrznych

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB SKŁADAJĄCYCH ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE NARUSZENIA PRAWA W KOMENDZIE MIEJSKIEJ POLICJI W ELBLĄGU

W związku z otrzymanym zgłoszeniem naruszenia przepisów prawa, na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, z późn. zm.), dalej zwane RODO, informuję, że:

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest Komendant Miejski Policji w Elblągu z siedzibą przy                        ul. Tysiąclecia 3, 82-300 Elblągu.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących Pani/Panu na mocy przepisów RODO może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych Osobowych na adres e-mail: stefan.szalkowski@ol.policja.gov.pl.  Tel.47-734-12-40.
3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
   o ochronie sygnalistów zgodnie z art. 6 lit. c RODO.
4. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych osobowych. Nie podlegają one ujawnieniu nieupoważnionym osobom (tzn. osobom spoza zespołu odpowiedzialnego za prowadzenie postępowania
   w zgłoszonej sprawie), chyba że za Pani/a wyraźną zgodą.
5. Szczególne przypadki, gdy może dojść do ujawnienia danych:

W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie, może dojść do ujawnienia Pani/a danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Pani/a dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, a następnie zostaną trwale zniszczone. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych nastąpi w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
7. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
8. Przysługuje Pani/u prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
   ul. Stawki 2, 00-293 Warszawa (uodo.gov.pl), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych przez Administratora narusza przepisy RODO.
9. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do rozpatrzenia zgłoszenia w trybie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, gdyż tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo nie podlega procedowaniu w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu.
10. Pani/a dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
11. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
12. Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:

Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl, adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Załącznik Nr 4

do procedury zgłoszeń wewnętrznych

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu za rok …..

Załącznik nr 6 do procedury

zgłoszeń zewnętrznych

Elbląg, dnia ……………...……… r.

........................................................

(pieczęć komórki procedującej zgłoszenie)

Potwierdzenie

przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego

nr…….

                                                                                                                 Pan/Pani

...................................................

Na podstawie art. 37 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) w związku z Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu,

potwierdzam przyjęcie zgłoszenia, dokonanego w dniu:

……………….…………………..................................………………………………………………………………………………………..

................................................

       (podpis osoby upoważnionej)

Załącznik nr 7

do procedury zgłoszeń

zewnętrznych

Elbląg, ……………...……… r.

Oświadczenie

Imię (imiona) i nazwisko (stopień służbowy): ………………………………………………………..

Identyfikator kadrowy: …………………………….

Stanowisko służbowe: ………………………………………………………………………..……….

Komórka organizacyjna KMP w Elblągu:

……………………...………………………………………………………………………………….

Ja niżej podpisany/a:

1. Oświadczam, że  zapoznałem/am  się  z  przepisami  dotyczącymi  ochrony  danych osobowych,
   a  także  z  wewnętrznymi  przepisami w tym zakresie obowiązującymi u Administratora
   i zobowiązuję się do ich przestrzegania. 
2. Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy danych osobowych, które uzyskałam/em lub uzyskam  w ramach przyjmowania i/lub weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób^*, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonuje lub będę wykonywać
   te zadania.
3. Zobowiązuję się do zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu*.
4. Zobowiązuję  się  do  zachowania  w  tajemnicy  sposobów  zabezpieczenia  danych osobowych, przetwarzanych w oparciu o udzielone upoważnienie*.
5. Rozumiem, że nadane mi upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wygasa z chwilą jego odwołania*.

………..……………………………………………………………………………

                      (data i czytelny własnoręczny podpis osoby składającej oświadczenie) 

*- niewłaściwe skreślić.