Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu
Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych
w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Procedura zgłoszeń zewnętrznych stanowi realizację obowiązków wynikających
z art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928 – zwana dalej ustawą o sygnalistach) i służy do zgłaszania naruszeń prawa w rozumieniu tej ustawy oraz podejmowania działań następczych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu.
§ 2. Celem procedury jest ukształtowanie efektywnego i jednolitego systemu przyjmowania informacji o naruszeniach prawa, poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
§ 3. Procedura zgłoszeń zewnętrznych ma zastosowanie do naruszeń prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, zgłaszanych lub ujawnianych naruszeń prawa
w rozumieniu art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o sygnalistach.
§ 4. Do pozostałych kwestii nie objętych zewnętrzną procedurą ma zastosowanie wyżej cytowana ustawa.
Rozdział II
Komórka/osoba odpowiedzialna za procedowanie zgłoszeń
§ 5.1 Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dotyczących naruszeń prawa,
o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o sygnalistach, w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu upoważnieni są wyznaczeni przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu funkcjonariusze/pracownicy Wydziału Wspomagającego Komendy Miejskiej Policji w Elblągu
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy funkcjonariuszy lub pracowników Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu zgłaszający może przedstawić zgłoszenie bezpośrednio Komendantowi Miejskiemu Policji w Elblągu w sposób określony w § 6 ust. 4.
Rozdział III
Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych
§ 6.1 Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu sprawy, datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa, opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa, wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa, wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia, wskazanie adresu do kontaktu. Wzór druku formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
2. Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych, obejmują możliwość dokonywania zgłoszenia ustnie w postaci bezpośredniego zgłoszenia w formie protokołu lub pisemnie
w formie papierowej zgodnie z ust. 3.
3. Zgłoszenie pisemne w postaci papierowej może być dokonane poprzez.
1. wysłanie go na adres: Wydziału Wspomagającego Komendy Miejskiej Policji w Elblągu
ul. Tysiąclecia 3, 82-300 Elbląg, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem: „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać
w sekretariacie”,
2. doręczenie go osobiście do biura przepustek Komendy Miejskiej Policji w Elblągu
ul. Królewiecka 106, 82-300 Elbląg lub do Sekretariatu Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak
w punkcie 1.
4. W przypadku zaistnienia okoliczności wskazanych w § 5 ust. 2 procedury zgłoszeń zewnętrznych, zgłoszenie takie może być dokonane poprzez:
1. wysłanie go na adres: Sekretariat Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu,
ul. Tysiąclecia 3, 82-300 Elbląg, w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem jak w ust. 3 pkt 1.
2 doręczenie go osobiście do Sekretariatu Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu
w zamkniętych dwóch kopertach z dopiskiem, jak w ust. 3 pkt 2.
4. Na wniosek zgłaszającego zgłoszenie ustne dokonuje się podczas bezpośredniego spotkania w KMP w Elblągu w formie protokołu spotkania zorganizowanego w terminie
14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W trosce o zachowanie poufności tożsamości sygnalisty, spotkanie takie organizowane jest po uprzednim wyznaczeniu jego terminu. Preferowaną formą wyznaczenia terminu spotkania jest skorzystanie z numeru telefonu:
47 734 1850. Numer ten służy do kontaktu w sprawie sygnalistów i jest aktywny od poniedziałku do piątku w godz. 9:00 do 13:00 (poza dniami ustawowo wolnymi). Podczas spotkania, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu spotkania (załącznik nr 2). Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu zgłoszenia przez jego podpisanie.
5. Koperta z dopiskiem, o którym mowa w ust. 3 i 4, nie może być otwierana przez osobę nieposiadającą pisemnego upoważnienia Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych.
6. Dostęp do wiadomości złożonej w zamkniętej kopercie z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie” ma tylko: Komendant Miejski Policji w Elblągu, osoba go zastępująca/upoważnione osoby.
7 W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje w zgłoszeniu adres do kontaktu.
8. Jeżeli w zgłoszeniu nie zostanie podany adres do kontaktu, nie będzie realizowany obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia oraz udzielania informacji zwrotnej w kolejnych etapach procedowania zgłoszenia.
9. Sygnalista zapoznaje się z treścią, kwitując to własnoręcznym podpisem, i otrzymuje egzemplarz klauzuli informacyjnej, której wzór stanowi załącznik nr 3 do procedury.
Rozdział IV
Rejestr zgłoszeń zewnętrznych
§ 7.1 Zgłoszenie zewnętrzne zawierające informacje o naruszeniu prawa dokonane przez sygnalistę, za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, który przechowywany jest odpowiednio
w Wydziale Wspomagającym KMP w Elblągu.
2 Wpisy do Rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonują osoby upoważnione.
Rejestr ten przechowywany jest w pomieszczeniu służbowym zabezpieczonym przed dostępem osób postronnych w szafie zamykanej na klucz.
3. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych obejmuje: numer zgłoszenia z przypisanym symbolem ZZ., przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób, adres korespondencyjny sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy. Wzór Rejestru stanowi załącznik nr 4 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
4. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Rozdział V
Bezstronna wewnętrzna komórka organizacyjna lub osoba upoważniona
do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą
§ 8. 1. W ramach podejmowania działań następczych, dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
2. Bezpośredni przełożony funkcjonariusza Policji jest obowiązany wyłączyć
go z weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, jeżeli zostanie uprawdopodobnione istnienie okoliczności, które mogą wywołać wątpliwość co do bezstronności tego funkcjonariusza w danej sprawie.
3. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu, Komendant Miejski Policji w Elblągu do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą,
w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej, wyznacza inne, bezstronne osoby z KMP w Elblągu do uczestniczenia w procesie działań następczych.
4. W zależności od merytorycznego przedmiotu zgłoszenia, Komendant Miejski Policji w Elblągu może upoważnić inne, bezstronne osoby z KMP w Elblągu do uczestniczenia w procesie działań następczych.
5. Zasadniczym celem działań następczych jest ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącym przedmiotem zgłoszenia.
6. W przypadku stwierdzenia negatywnych przesłanek, o których mowa w ust. 5, brak jest podstaw do prowadzenia działań następczych, o czym informuje się zgłaszającego.
Gdy informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym
w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku, petycji, zażalenia, odwołania, apelacji może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie z zachowaniem terminów określonych
w art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy o sygnalistach.
7. W przypadku stwierdzenia w toku wstępnej weryfikacji pozytywnych przesłanek,
o których mowa w ust. 1, podejmuje się działania następcze. W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nie należącej do zakresu działania tego organu – przekazuje się zgłoszenie do innego organu publicznego właściwego do podjęcia tych działań. Powyższe następuje w terminach i przypadkach określonych odpowiednio w art. 34 ust. 2, art. 40 ust. 2
i 41 ustawy o sygnalistach.
8. Wzór upoważnienia do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia zewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, w tym do prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych, został określony w załączniku nr 5 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział VI
Tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi w innej formie
§ 9. 1. Zgłoszenia w innej formie, w tym listów, pism, wniosków, petycji, skarg,
e-maili itp. nie będą rozpatrywane w trybie ustawy o sygnalistach.
2. Zgłoszenia zewnętrzne, które są anonimowe, nie będą rozpatrywane według niniejszej procedury.
Rozdział VII
Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, wydania zaświadczenia
§ 10. 1. Naczelnik Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu/osoba go zastępująca, w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia - załącznik nr 6, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy osób z Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przesyła osoba upoważniona przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. Na pisemne żądanie (wniosek) sygnalisty, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o sygnalistach.
Rozdział VIII
Obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych
§ 11. 1. Osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i
do podejmowania działań następczych są zobowiązane do uniemożliwienia nieupoważnionym osobom uzyskania dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewnienia ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu. Zachowanie tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, uzyskane w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych obliguje te osoby także po ustaniu stosunku służby lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
2. Na każdym etapie procedowania zgłoszenia osoby upoważnione do weryfikacji zgłoszenia i podejmowania działań następczych zobowiązane są do dbałości w zakresie zachowania poufności uzyskanych informacji, w szczególności gdy wymaga tego sytuacja posługują się jedynie numerem tego zgłoszenia.
3. Dane sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, w myśl art. 8 ust. 1 ustawy o sygnalistach.
4. Postanowień, o których mowa w ust. 3, nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie danych sygnalisty jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o sygnalistach.
5. Wzór oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy danych osobowych oraz informacji
w ramach zgłoszenia naruszenia prawach został określony w załączniku nr 7 do procedury zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział IX
Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
§ 12. 1. Naczelnik Wydziału Wspomagającego KMP w Elblągu lub jego zastępca albo odpowiednio osoba upoważniona przez Komendanta Miejskiego Policji w Elblągu przekazuje sygnaliście informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
2. W uzasadnionych przypadkach informację zwrotną przekazuje się sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.
Rozdział X
Ochrona sygnalisty
§ 13. 1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Zakres ochrony, formy stosowania działań odwetowych i tryb postepowania w takich sytuacjach został określony w rozdziale 2 ustawy o sygnalistach.
3. Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych:
1) uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom,
2) zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
3) ochrona poufności, o której mowa w pkt 2, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Rozdział XI
Informacja o przyjmowaniu zgłoszeń przez Rzecznika Praw Obywatelskich
§ 14. 1. Zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa będą przyjmowane przez RPO
od dnia 25 grudnia 2024 r. wyłącznie przez dedykowane do tego celu kanały – informacja
w tym zakresie umieszczona została w Biuletynie Informacji Publicznej RPO.
Rozdział XII
§ 15.1 Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Komendzie Miejskiej Policji w Elblągu wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.